Weniger Routine.
Mehr Spielraum.

KI-Agenten und Automatisierungen, die Ihrem Team Arbeit abnehmen. Mit klaren Abläufen, Ihren bestehenden Systemen und Kontrolle an den richtigen Stellen.

BEISPIELE AUS DEM ARBEITSALLTAG

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01 / Konkrete Beispielabläufe

Was verändert sich
im Arbeitsalltag?

Drei mögliche Abläufe, Schritt für Schritt. Keine Kundenfallstudien und keine garantierten Ergebnisse – sondern Beispiele dafür, welche Arbeit ein System vorbereiten kann und wo Ihr Team entscheidet.

Beispielszenario 01

Kundenanfragen bearbeiten

Ein Kunde schickt eine Anfrage per E-Mail. Informationen fehlen, der richtige Ansprechpartner ist noch unklar.

Heute / manuell

Das Team liest die Nachricht, sucht Kundendaten zusammen, leitet sie weiter und formuliert Rückfragen. Der Bearbeitungsstand steckt oft im Postfach.

Mit einem abgestimmten System

01
Anliegen zuordnen
Die KI erkennt Thema und relevante Angaben. Feste Regeln bestimmen Zuständigkeit und Priorität.
02
Kontext ergänzen
Über eine erlaubte Schnittstelle werden passende CRM-Daten abgerufen. Fehlende Angaben bleiben als offene Punkte sichtbar.
03
Antwort vorbereiten
Das System erstellt einen Entwurf und legt den Vorgang zur Prüfung vor. Eine verbindliche Antwort wird nicht ungeprüft verschickt.

Danach / vorbereitet

Ein zugeordneter Vorgang mit Kundenkontext, offenen Fragen und Antwortentwurf. Das Team prüft und entscheidet, statt alles neu zusammenzusuchen.

Das entscheidet Ihr Team

Zusagen, Preise, Beschwerden und unklare Zuordnungen bleiben bei einer zuständigen Person.

Voraussetzungen & Grenzen

Das braucht esZugriff auf das gemeinsame Postfach, eine erreichbare Kundendatenquelle sowie klare Zuständigkeiten und Antwortregeln.

Hier wird übergebenBei widersprüchlichen Kundendaten oder nicht eindeutigem Anliegen wird der Vorgang zur manuellen Bearbeitung markiert.

Woran wir den Nutzen prüfenZeit bis zum geprüften Entwurf · Korrekturaufwand · offene Vorgänge

Beispielszenario 02

Belege ohne doppelte Eingabe

Eine Rechnung trifft als PDF ein. Die Daten müssen ins Buchhaltungssystem, der Beleg braucht eine fachliche Prüfung.

Heute / manuell

Jemand öffnet das PDF, überträgt Lieferant, Rechnungsnummer und Beträge, sucht den zugehörigen Vorgang und legt die Datei ab.

Mit einem abgestimmten System

01
Daten auslesen
Das Dokument wird erkannt; Rechnungsdaten werden strukturiert ausgelesen. Unleserliche Stellen werden nicht durch Vermutungen ersetzt.
02
Gegen Regeln prüfen
Pflichtfelder, Summen und mögliche Dubletten werden geprüft. Ein vorhandener Bestellbezug kann zusätzlich abgeglichen werden.
03
Geprüft übergeben
Nach der vorgesehenen Freigabe wird der Beleg einmalig im Zielsystem angelegt und mit dem Original verknüpft.

Danach / vorbereitet

Ein vorbereiteter Datensatz mit Originalbeleg und Prüfhistorie. Aufmerksamkeit gilt den Abweichungen statt dem Abschreiben.

Das entscheidet Ihr Team

Die sachliche Freigabe bleibt beim Team. Zahlungen sind nicht automatisch Teil dieses Ablaufs.

Voraussetzungen & Grenzen

Das braucht esGeeignete Dokumentqualität, definierte Prüfregeln und eine Schnittstelle oder ein vereinbarter Import ins Buchhaltungssystem.

Hier wird übergebenFehlende Angaben, abweichende Summen und mögliche Dubletten stoppen die automatische Übergabe und landen in einer Prüfliste.

Woran wir den Nutzen prüfenMinuten je Beleg · Nachbearbeitungsquote · doppelte Datensätze

Beispielszenario 03

Internes Wissen mit Quellen finden

Eine Mitarbeiterin möchte wissen, welche Freigabe ein Angebot mit Sonderkonditionen benötigt.

Heute / manuell

Sie durchsucht Ordner und alte Nachrichten oder fragt Kollegen. Ob die gefundene Regel noch gilt, muss sie anschließend selbst klären.

Mit einem abgestimmten System

01
Berechtigte Quellen suchen
Der Assistent sucht ausschließlich in freigegebenen Dokumenten, auf die die fragende Person zugreifen darf.
02
Antwort belegen
Relevante Textstellen werden zu einer Antwort mit Quellenverweisen zusammengeführt. Dokumentversion und Aktualität bleiben prüfbar.
03
Unsicherheit offenlassen
Fehlt eine belastbare Regel oder widersprechen sich Quellen, benennt der Assistent die Lücke und verweist an die zuständige Person.

Danach / vorbereitet

Eine nachvollziehbare Antwort samt Fundstelle – oder eine klare Rückfrage. Die Freigabeentscheidung bleibt beim Menschen.

Das entscheidet Ihr Team

Das Team verantwortet die Wissensquellen und entscheidet über Ausnahmen. Eine Antwort des Assistenten erteilt noch keine Freigabe.

Voraussetzungen & Grenzen

Das braucht esGepflegte Dokumente, verantwortliche Ansprechpartner für Inhalte und technisch abbildbare Zugriffsrechte.

Hier wird übergebenVeraltete oder widersprüchliche Dokumentation muss zuerst bereinigt werden. Ein Assistent macht schlechte Quellen nicht verlässlich.

Woran wir den Nutzen prüfenSuchzeit · unbeantwortete Fragen · belegte und fachlich richtige Antworten

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02 / Eignung & Grenzen

Nicht jede Aufgabe
braucht einen Agenten.

Zuerst kommt ein belastbarer Ablauf, dann die Technik. Bei seltenen Einzelfällen, ungeklärter Verantwortung oder unzugänglichen Daten lohnt es sich oft, zunächst den Prozess zu ordnen.

01 / Wenn–dann

Workflow-Automatisierung

Eingaben, Regeln und Zielschritte sind stabil und eindeutig.

Leicht testbar, günstig im Betrieb und vollständig nachvollziehbar.

Zum Beispiel

Formular prüfen → Datensatz anlegen → Bestätigung senden

02 / Verstehen

KI im Workflow

Texte oder Dokumente variieren, der Prozess rundherum aber klar bleibt.

KI übernimmt den unscharfen Schritt; Regeln sichern den Ablauf.

Zum Beispiel

E-Mail verstehen → Daten extrahieren → Antwort entwerfen

03 / Koordinieren

Ein zentraler KI-Agent verbindet E-Mail, Dokumente und Daten mit wechselseitigem Austausch.

KI-Agentensystem

Mehrere Werkzeuge, Zwischenergebnisse und Rückfragen koordiniert werden müssen.

Das System wählt innerhalb definierter Grenzen den nächsten Schritt.

Zum Beispiel

Prüfen → ergänzen → abstimmen → Systeme aktualisieren

Bevor wir automatisieren

Vier Fragen an Ihren Ablauf.

Wenn eine Voraussetzung fehlt, ist das kein Grund für mehr KI – sondern ein Punkt, den wir zuerst klären.

01Häufigkeit

Der Ablauf tritt regelmäßig auf und bindet wiederholt Zeit.

Zuerst klären: Ein seltener Sonderfall rechtfertigt oft kein eigenes System.

02Digitaler Eingang

Auslöser und Informationen liegen digital und erreichbar vor.

Zuerst klären: Medienbrüche und unklare Quellen müssen zuerst geordnet werden.

03Stabiler Normalfall

Die meisten Fälle folgen einem erklärbaren Grundmuster.

Zuerst klären: Völlig unterschiedliche Fälle bieten noch keine belastbare Basis.

04Messbares Ergebnis

Zeit, Durchlauf, Fehler oder Rückfragen sind vergleichbar.

Zuerst klären: Ohne Zielgröße bleibt der tatsächliche Nutzen unsichtbar.

Wissensassistent oder Agent?

Ein Wissensassistent sucht und beantwortet. Ein Agent darf zusätzlich definierte Werkzeuge nutzen und Arbeitsschritte koordinieren. Mehr Autonomie ist kein Qualitätsmerkmal – die passende Begrenzung schon.

03 / Integration & Kontrolle

Ihre Systeme bleiben.
Die Übergaben werden klar.

Eine gute Automatisierung braucht geregelte Zugriffe, einen eindeutigen Vorgangsstatus und einen Weg zurück zur manuellen Bearbeitung. Diese Entscheidungen treffen wir vor dem produktiven Einsatz.

So läuft die Zusammenarbeit

Vorhandene Systeme verbinden

Zuerst prüfen wir APIs, Berechtigungen und Importmöglichkeiten Ihrer Programme. Gibt es keinen verlässlichen Zugang, wird die Einschränkung vor der Umsetzung benannt – nicht durch eine fragile Umgehung versteckt.

Eindeutige Daten und Zustände

Welches System führt den Kunden, den Beleg oder den Vorgang? Eindeutige Kennungen und gespeicherte Bearbeitungsstände helfen, doppelte Einträge bei Wiederholungen zu vermeiden.

Freigaben an der richtigen Stelle

Wir legen fest, welche Daten gelesen und welche Aktionen ausgeführt werden dürfen. Verbindliche Kommunikation, sensible Änderungen und Ausnahmen erhalten klar benannte Freigabepunkte.

Ausfälle sichtbar behandeln

Ist ein Zielsystem nicht erreichbar, braucht der Vorgang einen sichtbaren Fehlerstatus, eine zuständige Person und einen kontrollierten Wiederholungsweg. Protokolle und Aufbewahrung werden passend zum Prozess festgelegt.

04 / Ihr Zeitpotenzial

Wie viel Routine
steckt in Ihrem Ablauf?

Wählen Sie einen konkreten, wiederkehrenden Arbeitsschritt. Drei Angaben liefern eine erste Orientierung. Prüfaufwand, Sonderfälle und die tatsächliche Entlastung müssen anschließend im eigenen Betrieb gemessen werden.

Ihre Annahmen

Regler an den Prozess anpassen

Beteiligte Mitarbeitende

Personen, die regelmäßig am betrachteten Ablauf mitarbeiten.

Routine pro Person und Tag

Zeit für Suchen, Übertragen, Abstimmen oder Vorbereiten.

45 Min.

Arbeitstage pro Woche

Wie regelmäßig die Tätigkeit im normalen Betrieb anfällt.

Ihre mögliche Zeitersparnis

26–35

Stunden pro Monat

Mehr Zeit für Kunden, Qualität und wichtige Aufgaben.

Mein Potenzial prüfen

Modellrechnung, keine Zusage: 60–80 % Entlastung bei 46 Arbeitswochen pro Jahr. Die tatsächliche Ersparnis hängt vom Prozess ab.

05 / Fachliche Fragen

Was vor der
Umsetzung offenbleibt.

Zu Daten, Schnittstellen, Ausnahmen und der Frage, wann sich ein erster Test wirklich lohnt.

Erstgespräch anfragen

01Was müssen wir für einen ersten Test bereitstellen?

Eine Beschreibung des Normalfalls, typische Ausnahmen, einige geeignete Beispieldaten und eine Übersicht der beteiligten Programme. Für den Test klären wir erlaubte Daten, notwendige Zugänge und einen fachlichen Ansprechpartner. Zugangsdaten gehören nicht in die Potenzialanalyse.

02Brauchen unsere Programme eine API?

Eine API ist oft der direkte Weg. Je nach System kommen auch freigegebene Exporte, Importe oder E-Mail-Übergaben infrage. Fehlt ein stabiler Zugang, prüfen wir zuerst, ob der Ablauf trotzdem sinnvoll umsetzbar ist. Nicht jedes Programm lässt sich verlässlich automatisieren.

03Wann reicht ein Workflow ohne KI?

Wenn Eingaben, Regeln und Zielschritte eindeutig sind, reicht häufig klassische Automatisierung. KI ergänzt variable Aufgaben wie das Verstehen einer E-Mail. Ein Agent ist erst sinnvoll, wenn mehrere erlaubte Werkzeuge und nächste Schritte koordiniert werden müssen.

04Was passiert bei einer falschen oder unklaren KI-Antwort?

Das System sollte nicht allein aufgrund einer plausibel klingenden Antwort handeln. Wir definieren Pflichtprüfungen, erlaubte Aktionen und Übergaben an Menschen. Bei Dokumenten können beispielsweise fehlende Felder die Verarbeitung stoppen; bei Wissensfragen werden fehlende oder widersprüchliche Quellen kenntlich gemacht.

05Wie verhindern wir doppelte Einträge bei einem erneuten Versuch?

Wo die Schnittstellen es ermöglichen, verwenden wir eindeutige Vorgangskennungen und prüfen den gespeicherten Bearbeitungsstatus vor einem erneuten Schreibvorgang. Nicht eindeutig bestätigte Übertragungen benötigen einen Abgleich, bevor sie wiederholt werden.

06Wie werden vertrauliche Daten und Berechtigungen berücksichtigt?

Vor dem Test klären wir, welche Daten und Nutzergruppen beteiligt sind, welche Anbieter Daten erhalten dürfen und welche Zugriffe erforderlich sind. Zugriffsrechte müssen auch bei Suchergebnissen und verknüpften Dokumenten gelten. Die konkreten technischen und vertraglichen Anforderungen werden für den jeweiligen Prozess geprüft.

07Wie prüfen wir, ob die Automatisierung wirklich hilft?

Vorab legen wir Vergleichswerte fest, etwa Bearbeitungszeit, Korrekturaufwand und Fehlerquote. Dann testen wir mit normalen Fällen und Ausnahmen. Der Rechner auf dieser Seite ist eine Orientierung; eine tatsächliche Einsparung lässt sich erst im eigenen Ablauf messen.

08Was bestimmt Kosten und laufenden Aufwand?

Entscheidend sind verfügbare Schnittstellen, Datenqualität, Fallmenge und Sonderfälle. Im Betrieb kommen je nach Lösung Modell- und Softwarekosten, Monitoring sowie Anpassungen an veränderte Systeme hinzu. Deshalb betrachten wir Einrichtung und laufenden Betrieb gemeinsam, bevor ein Angebot entsteht.

Nächster Schritt

Neun kurze Fragen, ein direktes Ergebnis, keine Kontaktdaten nötig.

Welcher Prozess soll Ihnen als Erstes Zeit zurückgeben?

Die kostenlose Potenzialanalyse zeigt konkrete Ansatzpunkte und hilft dabei, den sinnvollsten ersten Schritt zu priorisieren.

Potenzialanalyse starten Erstgespräch anfragen

Weniger Routine.
Mehr Spielraum.